En el día a día corporativo, es común que las carpetas y expedientes antiguos se acumulen en sótanos, almacenes o estanterías olvidadas. Lo que muchas organizaciones consideran simplemente “papel viejo” es, en realidad, una bomba de tiempo legal y de seguridad. El archivo muerto no es un lugar para el olvido, sino un área que requiere una gestión activa y responsable.
El peligro de la acumulación descontrolada
El almacenamiento de documentos que han superado su periodo de conservación legal no solo ocupa espacio físico valioso, sino que aumenta la superficie de exposición ante una posible brecha de datos. Un incendio, una inundación o un acceso no autorizado a estas áreas puede derivar en sanciones económicas severas bajo el marco del RGPD.
Para mitigar estos peligros, muchas empresas optan por servicios especializados que permiten destruir documentos de forma rápida y segura, garantizando que la información sensible no permanezca en los estantes más tiempo del estrictamente necesario. Puedes encontrar más información sobre protocolos de seguridad en [este enlace de referencia sobre gestión documental].
¿Cuánto tiempo debemos conservar la información?
No todos los documentos tienen la misma “fecha de caducidad”. Es fundamental categorizar el archivo según su tipología:
- Documentación laboral: Por lo general, debe conservarse durante 4 años.
- Libros y facturas contables: El Código de Comercio exige su custodia durante 6 años.
- Expedientes clínicos o legales: Pueden requerir plazos mucho mayores dependiendo de la jurisdicción.
Protocolo de purga: Del estante a la trituradora
Una vez que el documento pierde su utilidad administrativa y legal, su destino debe ser la eliminación certificada. Mantener un calendario de purga anual evita que el “archivo muerto” se convierta en un caos inmanejable. La clave no es solo almacenar, sino saber cuándo y cómo deshacerse de lo que ya no es útil, protegiendo siempre la confidencialidad que el cliente depositó en nuestra marca.
