Mide tus resultados de la mejor manera

A finales del siglo XIX, en el momento en el que un físico-matemático llamado William Thomson Kelvin, dejo un dicho que decía: “Lo que no se define no se puede medir, lo que no se puede medir no se puede mejorar, lo que no se mejora, se degrada siempre”, esta frase ha permitido que a lo largo del tiempo se puede aplicar en la física, aunque también se puede usar para mejorar la eficiencia en los departamentos de compras, sobre todo con la situación actual que estamos viviendo hoy actualmente.

Hoy por hoy ha surgido la necesidad de medir nuestros resultados, medir desviaciones o hasta cuantificar los riesgos, para tener de toda información de forma detallada de nuestros negocios. Este sistema de gestión no solo sirve para llevar el inventario de los sucesos pasados, también sirve para llevar el inventario de los sucesos en el futuro. Todo este sistema permite tener una buena planificación dentro de cada negocio, sin importar el tipo.

Todos los sistemas de gestión o medición de resultados, deben hechos en base los objetivos de cada departamento de la compañía. Si cada uno de los departamentos mide los resultados en base a todas las variables posibles, no podrá realizar una conclusión concreta en sus reuniones de presupuestos. En otras palabras, si no se tiene un sistema de gestión no será posible realizar una buena gestión y si no se tienen objetivos definidos, no se podrá conseguir un progreso positivo.

¿Cuáles son los indicadores que más provecho le pueden sacar a mi sistema de gestión?

Uno de los errores que mas se presentan en las compañías, es el de usar todos los tipos de indicadores que conocemos. Sin importar si son de alto interés o no, o de que estos produzcan un aumento de valor monetario de los negocios.

Para poder elegir los indicadores que necesitamos, primero tenemos que identificar los tipos de indicadores que genere un valor a nuestra compañía como los cuantificables, mediables y realistas.

Cada una de estas elecciones depende meramente de cada compañía, por ejemplo, si una compañía tiene problemas relacionados con la tesorería, usar un indicador que gestione el tiempo de pago es uno de los que la mayoría de la persona cree que necesita para acabar ese problema, pero, si nos encontramos en una compañía con una situación en estable relacionada a el pago, ¿es un problema? ¿Es necesario un indicador para valorar el departamento de las compras?, puede que lo sea, pero ¿Por qué no pensar en un sistema de pronto pago par así anticipar el pago a los proveedores?, por esto es necesario crear un cuadro ad hoc para nuestras compañías, para así poder identificar los parámetros necesarios para sustentar nuestro negocio y no depender de indicadores que no nos brindan beneficios.

Otro de los factores destacables que se debe tener en consideración en el momento de hacer un cuadro de mando, es el de realizar una búsqueda de sencillez para poder leer datos. Hay que tener en cuenta que todo tipo de cuadro de mando debe estar hecho de forma perfecta para que cualquier empleado de la compañía puede leerlo y comprenderlo sin ningún problema

En casi todos los departamentos dedicados a la compra, suelen tener un sistema objetivos implantados en la compañía, que impulsa la productividad de los empleados, por medio de bonus en sus pagos por haber conseguido realizar dicho objetivo.

¿Es importante tener en el cuadro de mando las mediciones de productividad en el departamento?

es fundamenta llevar esto acabo, ya que no solo permite tener un seguimiento de todos los objetivos cumplidos y los que están pendientes por realizar, sino que también sirven para saber la productividad de cada uno de los miembros que trabajan en ese departamento. En una compañía es fundamental retener el talento que hay en el departamento y potencia su productividad al máximo.

Uno de los errores mas comunes entre los departamentos de compra, es el de implementar indicadores con la necesidad de ahorrar, esto puede ocasionar que dicho departamento se coloque en una mala posición, ya que esto proporciona una función que se dedique al cambio de precios. Esto puede permitir que al bajar de forma considerable los precios con el fin de ahorrar, solo se podría sustentar el pago a proveedores que ofrezcan un bajo rendimiento.

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